1．合同（CONTRACT）
CONTRACT是統稱，買賣雙方均可出具。如系賣方制作，可稱為銷售確認書（SALES CONFIRMATION），買方出具則可稱為采購確認（PURCHASED CONFIRMATION）。除了與國內銷售合同相同的要素如買賣雙方名址，簽訂時間、地點、交易貨物品名、付款方式、違約責任以外，還可以根據不同產品的特點附加條款。此外，正式的外貿合同，往往還有更詳細的約定，比如信用證條件下的信用證開證要求，對各種不可抗力的規定等細則。
對于容易在裝卸和儲運過程中發生短缺的散貨如礦產、糧農副產品等，合同中往往還會附加“溢短裝”條款，即允許在合同總數量和金額的基礎上，有若干幅度的差異，最后按照實際交貨量來結算。比如“5%MOR EOR LESS ALLOWED”，即允許多交或少交5%。
理論上，合同應該“一式兩份，雙方各執一份經簽章的正本為憑”，可在外貿實務中不大苛求照搬執行，一般的傳真件也就行了，作為備忘錄。更多的還是依靠商業信用，以及預付款、信用證等實質的把控手段。合同本身反倒顯得不重要了。也正因為如此，一些國家的客戶甚至制作固定合同，并留下“信用證開出后生效”等條款，進一步淡化合同的約束力，到處散發作為詢價工具。碰到這樣的合同，不必當真，預留時間，等到信用證收到再有所行動不遲。
2．發票（INVOICE）
或稱商業發票（Commercial Invoice）。外貿的“發票”概念和國內的財務發票完全不同。外貿發票是出口商自己制作、出具的文件，用于說明此票貨物的品名、數量、單價、總值等，以及其他一些說明貨物情況的內容。發票格式不拘，但必須包括上述要素，并全名落款。
發票必須注明一個發票號碼（自己擬定），出票時間。可以按照需要一式幾份，由若干正本和副本組成的，應注明“ORIGINAL”、“COPY”字樣。
發票的末端通常有E.&O.E.字樣，意為“有錯當查”，即此份發票如有錯漏允許更改。
3．形式發票（PROFORMA INVOICE）
樣式近似商業發票，幾乎可以直接把商業發票過來，標題改為“PROFORMA INVOICE”即可。形式發票的用處，一是類似于單方面合同，作為報價和確定交易的工具。一些國家的客戶喜歡“確認形式發票”的形式作為合同。因此，除了和商業發票相同的內容外，還可以根據需要在空白處以“REMARK”加注的形式增加條款，比如交貨期等等，以進一步落實交易。此外，對于那些需要進口許可或外匯使用額度的交易，客戶也需要形式發票來做前期申請。
在采用國際快遞寄送貨物的時候，也需要附上形式發票，作為快遞公司統一報關計用。
4．裝箱單（PACKING LIST）
與外貿發票對應，性質一樣，主要用于說明貨物的包裝情況，如品名、數量、包裝方式、毛重、體積。視產品類別的需要還可以加上其他詳細說明，如凈重等。
樣式與發票相仿，只是不需要注明貨物價值。通常也需要若干正本和副本。
5．提單（BILL OF LADING）
提單就是貨物交付貨運公司以后，由貨運公司出具的證明，用以代表物權，以及在目的地提貨。每個船公司都有自己式樣的提單，但內容則大同小異。提單是最核心單證，某種意義上就是貨物的代表，貨款的價值。對于提單，后面我們會專門用一個章節來了解學習。根據運輸方式的不同，分為空運提單（AIRWAY BILL，簡稱AWB）和海運提單（OCEAN BILL OF LOADING，簡稱B/L）及其他。但實務中以海運提單最為常見，空運提單次之。
提單由貨運公司根據發貨人提供的發貨人和收貨人名址、目的地、貨物描述等相關數據來填制，經發貨人確認無誤后簽章出具。一般三正三副，任何一份正本均可提貨。一經提貨，其余兩份即告失效。為防止提單在傳遞過程中遺失，如果客戶沒有指明要求的話，可以只給客戶一份或兩份正本。除了提單上的固定欄目外，海運提單在簽發的時候還必須加注“上船時間”（ON BOARD DATE）字樣，這是計算實際交貨期的標準。
6．裝船通知（SHIPPING ADVICE）
船開前或不遲于船開當日，由發貨人出具給收貨人的裝船情況通知。格式不限，但應包括下列內容：收貨人（Consignee）、發貨人（Consigner）、貨物名（Goods）、提單號（B/LNumber）、集裝箱/鉛封號（Container/SealNumber）、船名（VesselName）、航次（Voy）、目的港（Destination Port）、起航日（ETD,Estimated）和預計抵達日（ETA,Estimated Time of Arrival）等項目內容。
7.保險單（INSURANCE POLICY）
為防范國際貨物運輸中可能發生的毀損，對一些價值較高的貨物，貿易商通常會辦理保險。
保險公司根據投保的險種開具保險單，作為貨物單據之一。
海運貨物保險的險別，分為基本險別和附加險別兩類。
（1）基本險別有平安險（Free from Particular Average-F.P.A）、水漬險（With Average or With Particular Average-W.AorW.P.A）和一切險(AllRisk-A.R.)三種。
①平安險的責任范圍有：被保貨物在運輸過程中，由于自然災害造成整批貨物的全部損失或推定全損。由于運輸工具遭受意外事故下，貨物在此前后又在海上遭受自然災害落海造成的全部或部分損失。在裝卸或轉運時，由于一件或數件貨物落海造成的全部或部分損失。被保人對遭受承保范圍內的貨物采取搶救、防止或減少貨損的措施而支付的合理費用，但以不超過該批被救貨物的保險金額為限。運輸工具遭難后，在避難港由于卸貨所引起的損失以及在中途港、避難港由于卸貨、存倉以及運送貨物所產生的特別費用。共同海員的犧牲、分攤和救費用。運輸合同訂有“
船舶互撞責任條款”，根據該條款規定應由貨方償還船方的損失。
②水漬險的責任范圍：除平安和水漬險的各項責任外，還負責被保貨物由于自然災害造成的部分損失。
③一切險的責任范圍：除平安險和水漬險的各項責任的，還負責被保貨物在運輸途中由于一般外來原因所造成的全部或部分損失。
（2）附加險別是基本險別責任的擴大和補充，它不能單獨投保，附加險別有一般附加險和特別加險。一般加險有11種，它包括：偷竊、提貨不著險（Theft,Pilferage and Nondelivery-T.P.N.D），淡水雨淋險（FreshWaterand/or RainDamage），短量險（Risk of ShortageinWeight），滲漏險（RiskofLeakage），混雜、沾污險（Risk of Intermixtureand Contamination），碰損、破碎險（Risk of Intermixtureand Contamination），串味險（RiskofOdour），受潮受熱險（Sweating and Heating），鉤損險（Hook Damage Risk），包裝破裂險（Breakage of PackingRisk），銹損險（Risk of Rust）。特殊附加險包括：交貨不到險（Failure to Deliver Risk），進口關稅險（Import Duty Risk），艙面險（On Deck Risk），拒收險（Rejection Risk），黃曲霉素險（Aflatoxin Risk），賣方利益險（Seller’sContingentRisk），出口貨物到港九或澳門存倉火險責任擴展條款，罷工險（Fire Risk Extention Clause for Storage of Cargoof Destination Hongkong Including Kowloon,orMacao），海運戰爭險（Ocean Marine Cargo War Risk）等。
投保的時候，投保金額一般是CIF價格加上10%的加成。保險費的計算公式為：
保險金額=CIF貨值×（1+加成率）
不必先算保險費，可以直接根根據據已知的CNF價格換算CIF即是：
CIF=CFR/[1-保險費率×（1+加成率）]
實際操作中，如果貨值不大，比如在2000美金以下的，一般做簡易處理，統一收取100元人民幣左右作為保險費。
8．商檢證、質量證、重量證、衛生證等（INSPECTION CERTIFICATE OF QUANTITY，WEIGHT，HEALGH）
根據產品的不同，根據國家規定或按照客戶需求、行業習慣，部分商品出口必須經過國家檢驗檢疫局強制并出具檢驗證書。根據檢驗項目的不同分為質量證、重量證、衛生證等。
出口必須檢驗的商品，廠商須先經過商檢局備案登記。出口前，填制商品檢驗申請單（在商檢局那里取得），將該商品的樣品送至商檢局檢驗。檢驗合格后，商檢機關出具商品檢驗放行單，憑放行單方可報關出口。
除了國家商檢局以外，也常見有客戶委托第三方民間檢驗機構檢驗的。比如最著名的SGS檢驗公司（Societe Generale de Surveillance S.A.通標標準技術服務有限公司，總部在日內瓦），不少非洲和中南關注國家的貿易商因為本國進出口商品檢驗能力有限等各種原因而認可SGS檢驗。SGS在我國廣東、上海、青島等地都有分支機構，可應客戶要求辦理檢驗，同時SGS現已與我國政府官方機構----國家商檢局合作，由國家商檢局指定中國進出口商品檢驗總公司（CCLS）代為辦理裝船前檢驗，遼寧、北京、天津、河北、山東、湖北、上海、廣東等地的CCLS有代理權簽發SGS的檢驗報告。
實際上，很多商品的常規檢驗都包含了質量、重量、衛生、重金屬等等檢測項目，至于檢驗證書的名稱是什么，則可根據客戶的要求選擇。即證書內容一樣，標題不同罷了。
9．原產地證
原產地證包括一般原產地證（CERTIFICATION OF ORIGINA）和普惠制原產地證（GSPFORMA）。
原產地證是證明我出口貨物生產和制造地的證明文件，是出口產品進入國際貿易領域的“身份證”。貨物進口國據此對進口貨物給予不同的關稅待遇和決定限制與否。中國的原產地證有固定印刷格式，一般由商檢局出具。出口企業申請辦理此證，首先要在當地辦理企業注冊登記，然后才有資格申請簽證。
普惠制是發達國家給予發展中國家出口制成品和半制成品普遍的、非歧視的、非互惠的一種關稅優惠制度。普惠制產地證是依據給惠國要求而出具的能證明出口貨物原產自受惠國的證明文件，并能使貨物在給惠國享受普遍優惠關稅待遇。同樣一般由商檢局出具，出口企業在商檢局辦理此證必須向當地商檢局提供必要的證明文件和依據，首先要辦理企業注冊登記，其次才能申請簽證。
原產地證和普惠制證，也可以由各地的貿易促進會和商會（很多地方這兩個組織是兩塊招牌同一個班子）出具，格式一樣，只是蓋章不同。
10．受益人聲明（BENEFICIARY CERTIFICATION）
受益人聲明只出現在信用證下（受益人本身就是信用證操作方式中的術語，一般指出口商）。如果不是信用證操作的話，一般叫做廠商聲明（SUPPLIER DECLARATION）或類似表述。
受益人聲明主要用于不便或無法用官方文件證明的，客戶要求做到的事宜，或其他一些類似于保函（保證承擔某些責任或某些可能產生的責任的聲明）的內容。
書寫上無規定格式，只需要列標題為BENEFICIARY CERTIFICATION，行文上有“WE HEREBY CERTIFICATE THAT…”后面加上客戶所需聲明的內容，再落款蓋章即可。
范例如下：
BENEFICIARYCERTIFICATION
DATE:08.OCT.2005
WEHEREBYCERTIFICATETHATCOPYOFALLSHIPPINGDOCUMENT
SHAVEBEENFAXEDDIRECTLYTOXXXXXWITHIN5DAYSAFTERFROMB/LDATE.
FUDAIMP&EXPCO.,LTD.
NO.88XINHUA
RD,SHANGHAI,CHINA200020
11.船公司/貨運人聲明（FORWARDER CERTIFICATION）
性質和格式類似于受益人聲明的文件，由船公司或貨運公司出具。多用于證明貨運公司在承運操作中符合客戶要求。常見的類型有聲明船齡符合要求（比如15年內），聲明不懸掛以色列旗幟（常見于中東客戶要求）等。
12．出口收匯核銷單
出口收匯核銷單是由國家外匯管理局統一分配的外匯收入申報管理單據。在出口前，先向外管局領取，按格式填好后作為出口報關單據之一交給海關，海關清關后蓋章退回。在收到國外付款后，連同銀行收匯水單一并交到外匯管理局辦理核銷，然后才能辦理退稅。
13．出口貨物報關單
出口報關時填制并提交海關。不過目前除大型外貿公司或出口企業外，眾多出口商一般委托貨運代理公司一并代理報關事宜。出口報關單一式六聯：海關作業聯、海關留存聯、企業留存聯、海關核銷聯、出口收匯聯、出口退稅聯。清關后，退回收匯聯和退稅聯。
