不同的審批機關對于設立外企辦事處所要求提交的文件會有所不同。根據中國的法律和實踐，設立外國企業駐華常駐代表機構，通常應向審批機關提交下列文件:
1、 外企設立常駐代表機構的申請信(原件)
該申請信應該簡要介紹該外企的情況及其在中國境內的經營活動。同時申請信還應當列明所提交的文件清單。如果外國企業認為需向審批機關提供任何其它資料，應在其申請信中說明。申請信應當簡明扼要，必須包括下列主要資料:
(1) 該外國公司的情況及其在中國境內的經營活動；
(2) 常駐代表機構的名稱；
(3) 常駐代表機構的目的；
(4) 從事的業務范圍；
(5) 首席代表（Chief Representative）的姓名；
(6) 常駐代表機構的駐在期限；
(7) 常駐代表機構的地址。
申請信應當使用提出申請的外國企業的信頭紙。對于需經外經貿部、中國人民銀行、交通部等機關批準設立的常駐代表機構，中國法律要求申請信必須由該外國企業的董事長、總經理簽字。由于中國公司的機構設置與外國公司不盡相同，因此，實際操作中，中國的審批機關一般會采取靈活的態度，允許外國企業的董事簽字。
2. 外企的銀行資金證明(原件)
該資信證明是一封簡短的信函，應由外國公司的開戶行簽發，簡要介紹該外國公司的資信情況。資信證明必須包括下列資料:
(1) 該外國企業的名稱及帳號；
(2) 該外國企業通常的存款額，例如申請書日期之前半年或一年的平均存款額；
(3) 對于該外國公司的資信情況的簡要評價。
開出資信證明的銀行應當是與該外企有業務往來的銀行。資信證明應當印在銀行的抬頭紙上，并由授權人員簽字。
3. 首席代表的任命書(原件)
該任命書應當簡明扼要，主要內容為提出申請的外國企業任命何人為常駐代表機構的首席代表。一般應當印在申請企業的信紙上，并由該外國企業的董事長、總經理或其它負責人簽字。
4. 首席代表和其它常駐代表的簡歷、護照的復印件和照片
在實踐中，地方經貿委和外經貿部要求簡歷從高等教育開始，同時應當列明首席代表和其它代表加入提出申請的外國企業，開始為其工作的時間。申請人應當向有關批準機關或中介機構咨詢，了解審批機關對于簡歷格式和內容的具體要求。準備簡歷時應當注意，簡歷所列的時間必須連貫。簡歷不一定要打印在申請公司的信紙上。
5. 租用辦公室的租約
外國公司在華設立辦事處，必須向審批機關提交一份已經簽訂的辦公室租約，有關租賃辦公室的意向書或者購買房產的證明。這主要是為了證明將設立的辦事處有辦公場所。
應當注意，在中國并不是所有的建筑物都可以出租給外國企業作為其辦事處的辦公場所。只有經過當地公安局批準的可以對外出租的建筑物方可出租。外國企業在簽署租約或意向書時應當向業主核實這一點。
6. 外國辦事處設立申報表
該表一般由審批機關印制，外國企業或承辦單位可以從審批機關直接領取。申報表的主要內容是申請設立常駐代表機構的外國企業和即將設立的常駐代表機構的基本情況。
7. 外國企業辦事處人員申報表
該表一般由審批機關印制，外國企業或其承辦單位可以從審批機關領取。該表的主要內容是有關常駐代表機構人員的基本情況，如其姓名、國籍、聯系方式及職務等。
8. 公司成立證書或證明
該等文件應為公司成立證書或相應文件，其格式和內容因該外國公司成立地所在的國家和地區不同而不同。以香港為例，該等文件為公司注冊證明書及商業等記證。
編制申請登記文件之語言
上述文件必須用中文編制，如果采用外文，各審批機關均要求附有中文譯文。有的審批機關還要求申請人將該文件在當地公證，然后由中國駐當地的領事館認證。在香港該等文件必須由中國政府授權的律師事務所公證。
申請登記代表處的審批期限
承辦單位把以上材料提交給審批機關后，審批機關進行審查。如果審批機關認為需要補充其它資料，或者某些資料需要修改，則外國企業還應按照審批機關的指示行事。外國企業設立代辦處的申請獲得批準后，應當由批準設立的常駐代表機構的擬任首席代表從審批機關領取批準證書。
外國企業設立常駐代表機構的申請獲得批準后，由其常駐代表機構的首席代表向審批機構領取批準證書，并在批準之日起的三十天內，持批準證書到登記機關辦理登記手續”。
中國法律規定，如果超過三十天不到工商行政管理機關辦理登記手續，則批準證書自動失效，由審批機關收回批準證書，以前的批準自動失效。
中國法律對于不同的審批機關規定了不同的審批時間限制。外經貿部和地方外經貿委是大多數外國企業設立常駐代表機關的審批部門，中國法律規定，外經貿審批部門應在所有的審批文件均交齊后三十日內作出是否批準外國企業設立辦事處的決定。
